Struktura organizacyjna

I. W zakresie bezpośredniej obsługi Starosty i Wicestarosty:

1. zapewnienie obsługi organizacyjnej i protokolarnej,
2. organizowanie narad, prowadzenie ewidencji ustaleń i wniosków, przekazywanie ich do realizacji wg właściwości, a także sprawowanie nadzoru nad ich wykonaniem,
3. zapewnienie właściwego funkcjonowania sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
4. wykonywanie czynności związanych z funkcjami reprezentacyjnymi,
5. organizowanie spotkań, narad i konferencji wskazanych w rozdziale XI Regulaminu,
6. analiza publikacji prasowych i inspirowanie odpowiedzi na krytykę prasową dot. działalności Starostwa.

II.  W zakresie obsługi obywatela: 

1. prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Starostwa i przekazywanie ich innym wydziałom do załatwienia wg właściwości,
2. organizowanie przyjęć interesantów przez Starostę i Wicestarostę w sprawach skarg i wniosków,
3. opracowywanie okresowych analiz sposobu załatwiania skarg i wniosków obywateli,
4. realizacja zadań wynikających z ustawy o petycjach, z wyjątkiem petycji złożonych do Rady Powiatu,
5. prowadzenie Punktu Obsługi Klienta, zwanego dalej Punktem Obsługi, do zadań którego należy:
   
   • kompleksowa obsługa interesantów, poprzez udzielanie informacji o zakresie spraw realizowanych przez poszczególne wydziały Starostwa z wykorzystaniem sieci telekomunikacyjnej i wewnętrznej sieci komputerowej,
   • wydawanie interesantom druków i formularzy służących załatwianiu indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej,
   • udzielanie interesantom merytorycznej pomocy w wypełnianiu składanych dokumentów,
   • ewidencja korespondencji złożonej w Punkcie Obsługi oraz jej przekazanie na stanowisko pracy, zgodnie z obowiązującą w Starostwie organizacją obiegu dokumentów,
   • udostępnianie, na wniosek klienta, wydruków aktów normatywnych lub innych aktów prawnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

III.  W zakresie organizacji i funkcjonowania Starostwa: 

1. zaopatrywanie Starostwa w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
2. prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
3. gromadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawnych , w tym aktów prawa miejscowego stanowionego przez powiat, w postaci elektronicznej,
4. zaopatrywanie wydziałów w czasopisma i publikacje branżowe niezbędne do prawidłowego i sprawnego funkcjonowania,
5. prowadzenie archiwum zakładowego,
6. prowadzenie spraw z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej,
7. zaopatrywanie w tablice urzędowe i pieczęcie oraz nadzór nad przechowywaniem pieczęci,
8. utrzymywanie porządku i czystości w budynkach Starostwa,
9. tworzenie warunków do należytego zabezpieczenia mienia oraz sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem zasad bezpieczeństwa,
10. prowadzenie spraw z zakresu remontów, napraw oraz konserwacji budynków Starostwa, pomieszczeń i sprzętu biurowego,
11. prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz zbioru protokołów  sporządzonych przez jednostki kontrolujące Starostwo, 
12. ewidencja środków trwałych ruchomości oraz środków rzeczowych podlegających ewidencji i przeprowadzanie inwentaryzacji   składników majątkowych w tym zakresie, 
13. przyjmowanie oraz wywieszanie na tablicach ogłoszeń informacji, obwieszczeń i postanowień,
14. przyjmowanie korespondencji wpływającej do Starostwa, jej ewidencja oraz przekazywanie do merytorycznych komórek organizacyjnych,
15. przyjmowanie i wysyłanie przesyłek listowych z poszczególnych wydziałów, 
16. realizowanie zadań określonych w ustawie o ochronie danych osobowych, 
17. administrowanie systemami informatycznymi,
18. realizowanie zadań określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, w tym prowadzenie spraw dotyczących stosowania w Starostwie podpisu elektronicznego,
19. planowanie rozwoju informatyzacji w Starostwie, 
20. administrowanie strony internetowej, 
21. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej,
22. prowadzenie rejestru upoważnień udzielonych przez Starostę i Zarząd,
23. prowadzenie zbioru porozumień dotyczących spraw powierzonych przez powiat i Starostę oraz przejętych przez powiat do wykonywania, 
24. przygotowywanie i przekazywanie organowi podatkowemu, właściwemu w sprawie opłaty skarbowej, zbiorczej informacji o przypadkach nie uiszczenia należnej opłaty skarbowej,
25. sporządzanie i przekazywanie Prezesowi Urzędu Komunikacji Elektronicznej informacji określonych w ustawie o wspieraniu rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych.,  

IV. W zakresie spraw kadrowych i szkoleniowych: 

1. prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych zatrudnianych przez Starostę bądź Zarząd,
2. przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze, zgodnie z ustalonym przez Starostę trybem i procedurą,
3. prowadzenie spraw dotyczących składania Staroście, przez osoby zobowiązane, oświadczeń majątkowych oraz innych oświadczeń i informacji, określonych w ustawie o samorządzie powiatowym,
4. prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Starostwa oraz jednostek organizacyjnych powiatu,
5. prowadzenie spraw w zakresie szkolenia radnych,
6. planowanie i realizacja wydatków osobowych Starostwa,
7. zapewnienie warunków do przeprowadzania okresowych ocen pracowników,
8. przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych, 
9. ewidencja czasu pracy pracowników,
10. załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,  
11. nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
12. załatwianie spraw socjalnych pracowników Starostwa,
13. prowadzenie spraw dotyczących podróży służbowych pracowników Starostwa i radnych,
14. prowadzenie spraw związanych z używaniem samochodów prywatnych do celów służbowych. 

V. W zakresie obsługi prawnej, którą wykonują radcy prawni:

1. wykonywanie obsługi prawnej organów powiatu, Starosty oraz doradztwa prawnego na rzecz wydziałów, w tym:
   
   • udzielanie informacji o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie działania powiatu,
   • udzielanie wyjaśnień i sporządzanie pisemnych opinii prawnych dla potrzeb Zarządu, Rady i jej komisji oraz poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa,
2. opiniowanie projektów uchwał, umów i porozumień pod względem prawnym i redakcyjnym,
3. przygotowywanie projektów zarządzeń Starosty oraz opiniowanie ich pod względem redakcyjnym i prawnym,
4. wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądami polskimi w sprawach dotyczących działania Starosty, Powiatu lub organów Powiatu na podstawie udzielonych pełnomocnictw,
5. windykacja sądowa należności cywilnoprawnych Skarbu Państwa i Powiatu Średzkiego.   

VI. Wykonywanie zadań wynikających z przepisów dotyczących rzeczy znalezionych. 

VIII. W zakresie Biura Rady: 

1. współdziałanie z właściwymi merytorycznie wydziałami w przygotowywaniu projektów uchwał Rady i jej komisji, Zarządu oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,
2. prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz Zarządu,
3. gromadzenie i udostępnianie zbioru aktów prawa miejscowego,
4. terminowe przekazywanie uchwał Rady do:
   
   • Wojewody, 
   • Regionalnej Izby Obrachunkowej,
   • innych podmiotów zgodnie z tematyką podjętych uchwał, stosownie do wymogów określonych przepisami,
   • redakcji Dziennika Urzędowego Województwa Wielkopolskiego lub innych podmiotów celem ich publikacji,
   • publikacji w BIP powiatu,
5. terminowe przekazywanie uchwał Zarządu właściwym podmiotom oraz do publikacji w BIP powiatu,
6. organizowanie przepływu korespondencji Rady Powiatu,
7. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
8. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji,
9. protokołowanie przebiegu sesji, posiedzeń, zebrań, spotkań Rady i jej komisji, a także posiedzeń Zarządu, 
10. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
11. prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych oraz innych oświadczeń i informacji składanych przez radnych, określonych w ustawie o samorządzie powiatowym,
12. udzielanie pomocy radnym w pełnieniu ich obowiązków,
13. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji, dla których organem właściwym do ich rozpatrzenia jest Rada Powiatu.